Stuttgart, 30. Juli 2020. Menschenmassen strömen in die Messehalle auf der Suche nach den innovativsten Produkten, Belegschaften jubeln dem Keynote-Speaker beim Jahres-Kick-off zu, Aktionäre*innen applaudieren höflich auf der Hauptversammlung – seit vielen Wochen haben wir solche Szenen nicht mehr erlebt. Und irgendwie erscheint die Vorstellung eines Großevents derzeit recht unwirklich. Niemand weiß, wann das wieder möglich sein wird. Und wie das dann aussehen könnte. Trotzdem gibt es viele Unternehmen, die gerade jetzt große Events veranstalten müssen – weil es ihnen die Gesetzgebung vorgibt oder sie sich den Verzicht auf den persönlichen Kontakt nicht mehr leisten können und wollen. Ein möglicher Weg aus der Veranstaltungssackgasse: Hybride Events.
Hybride Events – was ist das eigentlich?
Diese neue Veranstaltungsumsetzung vereint die alte mit der neuen Welt, das analoge Zusammentreffen mit der digitalen Verlängerung im Internet. Bei einem hybriden Event trifft sich nur eine kleine Gruppe der Teilnehmer*innen direkt vor Ort, z. B. Vorstand, Aufsichtsrat und eine Handvoll Aktionär*innen bei einer Hauptversammlung, und alle anderen Stakeholder*innen schalten sich von Zuhause aus über eine Online-Plattform dazu. Beim Live-Anteil werden natürlich sämtliche Hygiene- und Abstandsvorschriften eingehalten und die Online-Gäste können ebenso selbstverständlich aktiv teilnehmen, Fragen stellen und wo nötig auch ihr Stimmrecht wahrnehmen. Was die Plattform alles können muss, hängt vom Zweck der Veranstaltung ab. Auch große Konferenzen mit mehreren Vortragsräumen, Workshop-Sessions und persönlichem Austausch mit einzelnen Teilnehmer*innen in den Pausen sind ohne Probleme möglich.
Warum gerade jetzt hybride Events?
Weil Unternehmen damit gleich mehrere Ziele erreichen können. Auch in Zeiten, in denen größere Menschenmengen vermieden werden sollten, werden so Großveranstaltungen wieder möglich. Ein hybrider Event überbrückt die räumliche Distanz, die derzeit zwischen uns herrscht, und öffnet die Veranstaltung für breite Zielgruppen, die ansonsten nicht hätten teilnehmen können. Positiver Nebeneffekt: Wer einem Event am anderen Ende der Welt bequem vom eigenen Arbeitszimmer aus beiwohnen kann, spart Zeit und Reisekosten. Wenn der hybride Event entsprechend dokumentiert wird – informativ, unterhaltsam und Mehrwert bietend – erreicht man darüber hinaus auch Zielgruppen, die aus zeitlichen oder anderen Gründen nicht hätten teilnehmen können. Und: Als Veranstalter*in hat man jetzt die Möglichkeit, risikoarm neue Eventformate auszuprobieren und sich für die Zukunft neu aufzustellen.
Wie könnte so etwas konkret aussehen?
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihr Konzern möchte seinen Mitarbeiter*innen – speziell aus dem Vertrieb – eine neue Produktfamilie vorstellen. Normalerweise würden dazu ca. 2.000 Kolleg*innen für zwei Tage in eine deutsche Großstadt mit entsprechender Infrastruktur eingeladen. Nicht so in diesem Jahr. Die Einladung zum Tagesevent erreicht Sie per E-Mail – inklusive Anmeldelink, Agenda sowie Tipps und Tricks, welche Technik Sie für eine erfolgreiche Teilnahme von Zuhause aus einsetzen können. Auch eine IT-Hotline gibt es schon, die beim Setup helfen kann.
Am Tag der Veranstaltung loggen Sie sich ein und landen in einer virtuellen Lobby, in der Sie der CEO als Veranstaltungsgastgeber persönlich begrüßt. Hinter einem Kalender-Icon wartet Ihr persönlicher Tagesplan auf Sie mit allen Vorträgen und Workshops, die Sie sich im Vorfeld ausgesucht haben. Über die Sprechblase daneben können Sie die jeweiligen Chaträume erreichen, falls später Fragen auftauchen sollten. Die Keynote zum Veranstaltungsstart überlässt die Geschäftsleitung einer Trendforscherin, die gemeinsam mit Ihnen einen Blick in die Zukunft wirft. Wie die anderen Referent*innen des Tages befindet sie sich in der Konzernzentrale, wo alle Livestreams des Tages aufgezeichnet werden. Anschließend präsentiert der Leiter der Produktentwicklung die Produktfamilie, die Sie demnächst Ihren Kund*innen vorstellen dürfen. Ein Produkt finden Sie besonders interessant und Sie sich sichern per Mausklick einen Besuchsslot für den virtuellen Showroom, um sich dort näher zu informieren.
So geht der Tag weiter: Eine Breakout-Session zum Thema Vertriebsstrategie, dann Mittagspause mit der Familie am eigenen Esstisch. Beim Besuch des Showrooms am Nachmittag konnten Sie 15 Minuten lang mit dem Produktentwickler höchstpersönlich chatten und all Ihre Fragen stellen. Zwischendurch eine virtuelle Kaffeepause mit einer amerikanischen Kollegin, mit der der Austausch aufgrund der Entfernung und der Zeitverschiebung nur selten zustande kommt. Nach dem Vortrag zum Thema Verkaufspsychologie gibt es zum Abschluss noch eine Zusammenfassung im großen Vortragsraum – ein Rapper hat den ganzen Tag in Reime verpackt und Sie wippen mit dem Fuß mit. Und dann kündigt der CEO noch eine Überraschung an: Das Bild schaltet in ein als Wohnzimmer dekoriertes Studio, in dem eine angesagte Band ein 30-minütiges Unplugged-Konzert gibt. Gerade noch pünktlich zum Abendessen fahren Sie Ihren Rechner runter – und nehmen sich vor, nächste Woche mal in die Aufzeichnung der anderen Workshops reinzuschauen, in denen Sie heute nicht dabei waren.
Worauf sollten Sie bei hybriden Events achten?
Ein problemloser Ablauf ist das A und O einer Veranstaltung – und das gilt natürlich auch für hybride Events unabhängig vom Anlass. Hier die fünf wichtigsten Tipps:
1. Überlegen Sie sich genau, welche Inhalte während Ihres Events transportiert werden sollen. Sorgen Sie für eine gesunde Mischung aus Informationsvermittlung, persönlicher Interaktion und Unterhaltung. Die Eventkonzeption ist der Dreh- und Angelpunkt aller weiterer Planungen!
2. Wählen Sie unbedingt die passende Plattform für Ihre Veranstaltung aus. Es wäre doch schade, wenn Sie eine gute Idee nicht umsetzen können, weil das Tool nicht die entsprechenden technischen Voraussetzungen bietet.
3. Sorgen Sie für ein reibungsloses Teilnehmer*innen-Management und passende IT-Unterstützung für weniger technikaffine Kolleg*innen. Bedenken Sie auch, dass die Schwelle zum Verlassen einer Veranstaltung online niedriger ist als im wirklichen Leben – besonders bei technischen Schwierigkeiten.
4. Briefen Sie alle Beteiligten vor Ort und schulen Sie sie auf die ungewöhnliche Situation der Interaktion mit einem nicht sichtbaren Publikum. Ein interner Testlauf ist Pflicht!
5. Seien Sie offen für die Chancen von neuen Eventformaten und beweisen Sie Mut, indem Sie jetzt neue Wege gehen. Und: Suchen Sie sich die richtigen Partner*innen für die Umsetzung.
Sie planen gerade eine Veranstaltung und möchten mehr erfahren über hybride Events und deren Umsetzung? Dann freut sich Sebastian Wiese über Ihre E-Mail an sebastian.wiese@followred.com oder einen Anruf unter +49 (0)711 90140-23.
